Abyste lépe porozuměli rozdílu mezi aplikací Outlook a Exchange, musíte znát rozdíl mezi e-mailovým klientem a poštovním serverem. Poštovní server je systém, který ukládá a spravuje odeslané a přijaté e-maily přes síť, obvykle přes internet. Jako svého přátelského souseda, který přijímá e-maily od místních uživatelů a přesměruje je k doručení, považujte poštovní server. Poštovní server odesílá a přijímá e-maily pomocí standardních e-mailových protokolů, jako jsou protokoly IMAP a POP3. E-mailový klient se používá k odesílání a přijímání e-mailů. Webmail je například e-mailový klient, který je nainstalován na serveru a funguje téměř v každém webovém prohlížeči. Microsoft Outlook je e-mailový klient a Exchange je proprietární e-mailový server a kalendářový server.
Microsoft Outlook je e-mailový klient, který se používá k odesílání a přijímání elektronických zpráv v síti pomocí standardních e-mailových protokolů. Je to spíš jako softwarový program, který je více než jen aplikace pro správu e-mailu; ve skutečnosti je součástí sady softwaru a programů sady Microsoft Office, které vám umožňují spravovat vaše e-maily, kontakty, adresář, úkoly, kalendář, vše na jednom místě. Je to v podstatě stolní e-mailový klient nainstalovaný ve vašem počítači a používá se hlavně pro správu e-mailů a je navržen tak, aby fungoval jako nezávislý správce osobních informací.
Microsoft Exchange je aplikace pro e-mailový server a server pro správu osobních údajů, který běží v operačním systému Windows Server. Jedná se o softwarový produkt vyvinutý společností Microsoft, jehož cílem je zrychlit a zefektivnit zasílání e-mailů. Jedná se o patentovaný produkt společnosti Microsoft, který se skládá z e-mailového klienta Microsoft Outlook a Microsoft Exchange Server a poskytuje integrovaný systém pro ukládání a správu všech vašich e-mailů, zpráv, kontaktů, úkolů a dalších v centralizované databázi. Microsoft Exchange je také známý jako Windows Messaging. Jednoduše řečeno, je to softwarový program, který běží na serveru a spravuje všechny vaše e-maily.
Microsoft Outlook je jedním z mnoha e-mailových klientů používaných k odesílání a přijímání e-mailových zpráv v síti, obvykle na internetu. Ačkoli je často používán jako e-mailový klient, je to více než jen e-mailová aplikace. Je součástí sady proprietárního softwaru a programů sady Microsoft Office, která usnadňuje správu e-mailů, kontaktů a kalendáře a dokonce i sociálních sítí - vše na jednom místě. Microsoft Exchange je proprietární produkt společnosti Microsoft, který se skládá z Microsoft Exchange Server a Microsoft Outlook. Jde jednoduše o řešení e-mailového serveru vyvinuté společností Microsoft.
V zásadě obě aplikace pracují společně, jedna na straně serveru a druhá na straně klienta. Microsoft Exchange je softwarová sada, která funguje na straně serveru a poskytuje zadní část centralizovaného systému pro vaše e-maily, zprávy, kalendáře a úkoly. Používá se k přijímání a ukládání odeslaných e-mailů. Na druhou stranu Outlook je e-mailový klient pro stolní počítače, aplikace nainstalovaná v počítači, která slouží ke komunikaci a synchronizaci se serverem Exchange. Používá se pro načítání e-mailů z Exchange Serveru a proto se běžně používá POP (Post Office Protocol).
Microsoft Exchange urychlil a zefektivnil odesílání e-mailů než kdykoli předtím. E-maily lze doručovat přímo na server pomocí Microsoft Exchange. Je navržen tak, aby centralizoval vaše e-maily do jedné integrované databáze, takže je lze pravidelně zálohovat, aby nedošlo ke ztrátě e-mailů na prvním místě. Microsoft Outlook je spíš jako správce osobních informací, který poskytuje nejen přístup k Exchange Serveru, ale zahrnuje také kalendář, správce kontaktů, správce úloh, procházení webu, adresář a další. To vše je součástí sady Microsoft Office softwaru a programů spolu s Excel, Word a PowerPoint.
Microsoft Exchange je hostován na serveru, takže vyžaduje údržbu a upgrade, může to být také problém, což je časově náročné a frustrující. Udržuje však e-maily důvěrné a činí je tak méně zranitelnými vůči bezpečnostním hrozbám, jako jsou hackeři a virové útoky. Microsoft Outlook, na druhé straně, je program pro správu e-mailů, který udržuje všechny vaše e-maily synchronizované přímo do kalendáře nebo vašich kontaktů. Součástí je také integrovaná funkce vyhledávání, která umožňuje vyhledávat konkrétní klíčová slova a filtrovat stovky tisíc e-mailů, kontaktů a dat.
K aplikaci Microsoft Outlook lze také přistupovat z webového prohlížeče prostřednictvím aplikace Outlook na webu - webového e-mailového klienta. Dříve aplikace Outlook Web App nabízí aplikace Outlook na webu podobné rozhraní jako aplikace Microsoft Office sady Office, ale bez nutnosti instalace celé sady aplikací. Umožňuje vám přistupovat k e-mailům, kontaktům, kalendářům a úkolům z cloudu Microsoft Exchange Online a Microsoft Exchange Server. Microsoft Exchange Server je serverová aplikace, která musí být použita společně s operačním systémem Windows Server.
Přestože obě aplikace spolupracují, Microsoft Exchange poskytuje back-end centralizovaného systému pro vaše e-maily, zprávy, kalendáře a úkoly, zatímco Outlook je desktopový e-mailový klient, který udržuje synchronizaci s Exchange Serverem. Microsoft Outlook je součástí sady aplikací Microsoft Office, která zahrnuje e-maily, správce úloh, správce kontaktů, poznámky, deník, procházení webu a další. Microsoft Exchange spadá do kategorie serverového softwaru a je určen k použití výhradně pro operační systém serveru, například Windows Server. Stručně řečeno, Exchange je řešení pro správu e-mailů, které umožňuje uživatelům mít svůj vlastní poštovní systém.