Rozdíl mezi EOI a RFP
Share
Řada rozhodnutí přijatých organizací má důsledky pro zadávání veřejných zakázek, které mohou výrazně ovlivnit celkové náklady na provedení určitého rozhodnutí. Obstarávání zahrnuje procesy, jako je výběr dodavatele, definování platebních podmínek, strategické prověrky, vyjednávání smluv a nákup služeb a zboží. Souvisí to se získáním nebo získáním všech služeb a zboží, které jsou pro organizaci důležité.
V soukromém sektoru je proces zadávání zakázek považován za funkci na strategické úrovni, která pomáhá zvyšovat ziskovost podniku. Nejenže zefektivňuje procesy a snižuje celkovou cenu surovin, ale také umožňuje organizacím identifikovat nejlepší zdroje dodávek. Celkově vzato je užitečné zajistit hladký chod spodního řádku.
Ve veřejném sektoru jsou vedoucí pracovníci na vysoké úrovni odpovědní za snížení spodního řádku. Funkci zadávání veřejných zakázek řídí pouze několik pracovníků, což zvyšuje pravděpodobnost korupce v tomto odvětví. Proto je třeba zvýšit celkovou produkci podniku. Zaměstnanci mohou být například vyškoleni, aby se zvýšila jejich efektivita a zlepšila kvalita jejich služeb, v důsledku čehož lze zlepšit výkon.
Postupem času bylo zavedeno několik termínů ohledně nabídkového řízení, návrhů a velkého managementu, včetně řady zkratek spojených se zadáváním zakázek. Těmto podmínkám není známo mnoho podniků, ale jako podnikatel nebo vlastník malé firmy, pokud chcete efektivně řídit připravenost kupujícího na nákup, je důležité znát jeho účel. Příklady zahrnují RFI (Žádost o informace), EOI (Vyjádření zájmu), RFP (Žádost o nabídku), RFT (Žádost o nabídku) a RFQ (Žádost o nabídku). Každá z těchto podmínek slouží při zadávání veřejných zakázek zvláštnímu účelu.
EOI a RFP jsou nejčastěji používanými pojmy ve funkci zadávání zakázek a každý z nich má specifickou roli při zefektivnění celého procesu. Mnoho jednotlivců zaměňuje tyto termíny při provádění procesů. Pro lepší představu o tom, jak se liší, je důležité vědět, co tyto pojmy znamenají.
EOI (projev zájmu)
Vyjádření zájmu (EOI), také známé jako Registrace zájmu (ROI), má podobnou funkci jako žádost o informace (RFI). Používá se jako screeningový proces v počátečních fázích zadávání zakázek, aby se vytvořila formální a konkrétnější Žádost o výběrové řízení nebo RFT (pozdější fáze zadávání zakázek). Když společnost uvolní EOI, musí před odhadem na RFT odhadnout schopnost trhu dodávat nebo shromažďovat více informací. Společnost provádějící nákup pravděpodobně neurčí dodavatele prostřednictvím EOI. Aby k tomu došlo, musí proces postupovat, dokud nedosáhne RFT.
EOI je druh otevřeného výběrového řízení, které umožňuje kterékoli společnosti vystoupit. To vede k tvrdé konkurenci a poskytuje výhodu tím, že umožňuje novým a potenciálním dodavatelům zabezpečit jejich práci. Ve stavebních zakázkách je však do značné míry kritizována za přilákání dodavatelů, kteří nejsou pro zakázku vhodní, což má za následek ztrátu času, peněz a úsilí..
Reklama, která požaduje EOI, musí obsahovat popis zadavatele, popis zakázky (např. Rozpočet a rozsah), druh zakázky, způsob zadávání zakázek, smluvní podmínky, adresu a termín podání a další podrobnosti (včetně kontaktních informací) , popis organizace, technické kapacity a souvisejících zkušeností, dostupnosti personálu a jejich zkušeností atd.)
RFP (Žádost o nabídku)
Na druhé straně, RFP, také známý jako žádost o nabídku (RFO), je dokument, který lze snadno upravit. Používá se většinou, když kupující hledá odpověď na základě řešení, aby splnil své požadavky, a v případech, kdy jsou při hodnocení každé nabídky ústřední faktory jiné (bez ceny). Používá se také v situacích, kdy nejsou k dispozici žádná jasná řešení nebo specifikace, a nákupní oddělení hledá řadu inovací a možností. Tyto nástroje jsou flexibilnější než RFT (který má obvykle dobře definovaná řešení nebo specifikace). RFP se používá hlavně v profesionálních službách, kde nelze snadno definovat řešení.
RFP obsahuje základní informace o organizaci a jejím oboru podnikání. Žádost sestává ze specifikací, které vysvětlují řešení, která organizace hledá. Kromě toho také zahrnuje hodnotící kritéria pro hodnocení návrhů, prohlášení o práci, které popisuje úkoly, které má uchazeč, který smlouvu získá, splnit, a časový rámec pro dokončení projektu..
RFP je obvykle vytvořen kvůli složité povaze projektu. Společnosti mohou těžit z různých uchazečů, když hledají dobře integrované řešení od řady dodavatelů. Například, pokud společnost plánuje přejít na své podnikání z papírového prostředí do počítačového prostředí, může kromě školení potřebného pro instalaci a integraci nových systémů do podnikání požádat o návrh softwaru a hardwaru..
Ve veřejném sektoru mohou subjekty vydávat RFP pro vytvoření otevřené soutěže s cílem snížit náklady na řešení. Je však třeba poznamenat, že RFP nejblíže specifikacím nemusí být nutně ta s nejnižší cenou. Při přijímání návrhu musí společnosti provést analýzu nákladů a přínosů, aby se ujistily, že náklady nepřeváží přínosy.
Rozdíly
Níže jsou uvedeny některé rozdíly mezi EOI a RFP:
- Různé úrovně nákupu
EOI se často provádí na počáteční úrovni nákupu. To může být uvolněno v případech, kdy kupující sklouzává po průmyslovém vstupu, aby rozprostřel požadavky, které by se nakonec objevily na trhu v pozdějších fázích. Jak již bylo uvedeno, RFP je obvykle dalším krokem; přičemž kupující hledá přístupy založené na řešení pro dodání produktu nebo služeb.
- Fáze EOI a RFP
EOI má obvykle více fází. Používá se k užšímu výběru potenciálních prodejců nebo dodavatelů před vyhledáním ucelených nabídek od uchazečů, kteří jsou zařazeni do užšího výběru. Naopak, RFP může mít jeden stupeň nebo může mít více stupňů.
- Kdy se používají EOI a RFP?
EOI se používá v případech, kdy požadované informace (od uchazečů) jsou specifické, ale neexistuje žádná jistota, zda dodavatel bude schopen poskytovat služby a zboží podle požadavků. Navíc v případech EOI nemají kupující dostatečné informace k sestavení podrobné žádosti. Na druhé straně se RFP používá v případech, kdy je požadavek správně definován, ale společnost hledá flexibilní nebo inovativní řešení. Jinými slovy, kupující hledá podání zaměřená na řešení, aby splnila požadavky.
Je velmi důležité znát různé úrovně procesů zadávání zakázek, aby bylo možné systematicky přijímat rozhodnutí prostřednictvím systematického toku informací. Jasné pochopení těchto termínů a proč jsou použity v procesu, umožňuje společnosti zefektivnit její procesy a získat hlubší vhled do celé funkce nákupu.
